Účetnictví musí vést obchodní společnosti a další právnické osoby, podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku a podnikatelé, jejichž obrat překročil hranici stanovenou zákonem. Ostatním osobám samostatně výdělečně činným obvykle stačí daňová evidence, uplatnění výdajů procentem z příjmů, nebo při splnění podmínek paušální daň. Konkrétní limity se mění, proto je vždy ověřte v aktuálním znění zákona o účetnictví a zákona o daních z příjmů. Tento text je obecný přehled a nenahrazuje radu účetní nebo daňového poradce.
- Právnické osoby vedou účetnictví vždy, bez ohledu na velikost.
- Živnostnice mimo obchodní rejstřík a pod zákonným limitem obratu si mohou vybrat jednodušší způsob.
- Daňová evidence sleduje skutečné příjmy a výdaje, účetnictví i závazky, pohledávky a majetek v souvislostech.
- Paušální výdaje a paušální daň snižují papírování, nehodí se ale pro každého.
- Aktuální hranice a podmínky určují zákony, ne starší články na internetu.
- Před volbou režimu se vyplatí konzultace s účetní nebo daňovým poradcem.
Čtyři způsoby, jak evidovat podnikání
Začínající podnikatelky často zaměňují pojmy, které znějí podobně, ale znamenají něco jiného. Účetnictví, daňová evidence, výdaje procentem z příjmů a paušální daň jsou čtyři různé režimy s různou mírou administrativy. Liší se tím, co musíte zapisovat, jaké doklady uchovávat a jak se z nich počítá daň.
| Režim | Co evidujete | Pro koho se typicky hodí |
|---|---|---|
| Účetnictví | všechny účetní případy podle zákona o účetnictví, majetek, závazky, výnosy a náklady | společnosti, podnikatelé v obchodním rejstříku, větší podnikání |
| Daňová evidence | skutečné příjmy a výdaje, majetek a dluhy | živnostnice s vyššími skutečnými náklady |
| Výdaje procentem z příjmů | příjmy a pohledávky, výdaje se stanoví výpočtem | činnosti s nízkými náklady, služby, volná povolání |
| Paušální daň | jedna pravidelná platba místo daně a pojistného | menší podnikání bez registrace k dani z přidané hodnoty, při splnění zákonných podmínek |
Přehled je zjednodušený. Každý režim má podmínky a výjimky, které se mohou rok od roku lišit, a právě proto se vyplatí nespoléhat na obecné návody.
Kdo je účetní jednotkou
Zákon o účetnictví používá pojem účetní jednotka, tedy ten, kdo má povinnost účetnictví vést. Typicky jde o tyto skupiny:
- Právnické osoby se sídlem v Česku, tedy společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti, družstva, ale také spolky nebo nadace.
- Fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku jako podnikatelé, a to po dobu zápisu.
- Podnikatelé, jejichž obrat přesáhl zákonný limit za sledované období. Výši limitu a způsob počítání obratu stanoví zákon.
- Ti, kdo se pro účetnictví rozhodli dobrovolně, například kvůli lepšímu přehledu nebo požadavkům banky.
- Další případy podle zvláštních předpisů, například někteří účastníci společného podnikání.
Povinnost nevzniká ze dne na den uprostřed roku. Zákon určuje, od kdy se účetnictví začíná vést a jak dlouho se v něm musí pokračovat, což je dobré vědět dřív, než se hranici přiblížíte. Pokud vám podnikání roste, sledujte obrat průběžně a s účetní se poraďte včas.
Jak funguje daňová evidence
Daňová evidence nahradila dřívější jednoduché účetnictví a upravuje ji zákon o daních z příjmů. Zapisujete do ní příjmy, které jste skutečně obdrželi, a výdaje, které jste skutečně zaplatili, a vedle toho evidujete majetek a dluhy. Formu zákon nepředepisuje, může jít o tabulku, sešit nebo účetní program.
Ke každému výdaji potřebujete doklad a výdaj musí s podnikáním souviset. Soukromé nákupy do evidence nepatří, i když jste je zaplatili z podnikatelského účtu. Doklady se uchovávají po dobu stanovenou předpisy, která je u některých typů dokladů delší, proto je nevyhazujte s koncem roku.
Výdaje procentem z příjmů
Lidově se jim říká paušální výdaje nebo výdajový paušál. Místo skutečných výdajů uplatníte procento z dosažených příjmů, jehož výše závisí na druhu činnosti a má zákonem stanovený strop. Nemusíte schraňovat účtenky za materiál a služby, evidujete jen příjmy a pohledávky.
Tento způsob se vyplatí tam, kde jsou skutečné náklady nízké, tedy například u poradenství, překladů, lektorské nebo kreativní práce. U činností s vysokými náklady na materiál, zboží nebo nájem může být výhodnější daňová evidence. Rozhodnutí má dopad také na některé slevy a zvýhodnění, proto si obě varianty nechte propočítat.
Co je paušální daň
Paušální daň se s paušálními výdaji často plete, jde ale o něco jiného. Podnikatelka platí jednu pravidelnou měsíční částku, která zahrnuje daň z příjmů i pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Odpadá tím podávání daňového přiznání a přehledů pro pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení.
Do režimu se vstupuje na základě oznámení správci daně a jen při splnění podmínek, které se týkají především výše příjmů, registrace k dani z přidané hodnoty a dalších druhů příjmů. Kdo využívá slevy na dani nebo daňové zvýhodnění na děti, může na paušální dani tratit, protože v ní tyto úlevy uplatnit nelze. Pásma, částky i lhůty se mění, aktuální znění najdete v zákoně a na webu finanční správy.
Jak si vybrat vhodný režim
- Zjistěte, zda nemáte povinnost vést účetnictví. Pokud ano, volba odpadá.
- Odhadněte roční příjmy a skutečné výdaje spojené s podnikáním.
- Porovnejte skutečné výdaje s těmi, které by vyšly procentem z příjmů.
- Zvažte slevy a zvýhodnění, na které máte nárok, a jak je jednotlivé režimy ovlivní.
- Ověřte podmínky paušální daně a lhůtu pro vstup do režimu.
- Nechte si výpočet zkontrolovat účetní nebo daňovým poradcem.
Způsob evidence ovlivňuje i to, jak vaše příjmy posoudí banka. Při žádosti o úvěr se dokládá daňové přiznání a nízký vykázaný základ daně může znamenat horší podmínky. Souvislosti popisují články na co si dát pozor u hypotéky a půjčujte si chytře.
Účetní, nebo daňový poradce
Obě profese se doplňují, nejsou ale zaměnitelné. Účetní zpracovává doklady, vede účetnictví nebo daňovou evidenci, mzdy a připravuje podklady pro přiznání. Vedení účetnictví pro jiné je živnost, pro kterou předpisy vyžadují odbornou způsobilost.
Daňový poradce je členem profesní komory, složil odborné zkoušky a je ze zákona pojištěn pro případ škody způsobené klientovi. Může vás zastupovat při jednání se správcem daně a jeho služby se hodí u složitějších situací, například při příjmech ze zahraničí, prodeji nemovitosti nebo při daňové kontrole. Podrobné srovnání přináší článek rozdíl mezi účetní a daňovým poradcem.
Co hlídat při výběru účetní
Lákavé sliby typu bez starostí a levně berte s rezervou. Za správnost účetnictví a daní odpovídá vůči úřadům podnikatelka, i když práci svěří někomu jinému. O to důležitější je vybrat si pečlivě.
- Písemná smlouva s jasným rozsahem prací, termíny předávání dokladů a cenou.
- Pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou výkonem profese.
- Zkušenost s vaším oborem a s formou podnikání, kterou máte.
- Způsob komunikace: jak rychle odpovídá, zda upozorňuje na termíny a změny předpisů.
- Bezpečné předávání dokladů a přístup k vlastním datům, i kdybyste spolupráci ukončila.
- Reference od jiných klientů, nejlépe z osobního doporučení.
Elektronické předávání dokladů šetří čas, ptejte se ale, kde jsou data uložena a kdo k nim má přístup. Dobrá účetní se ptá a upozorňuje, ne jen přepisuje čísla z faktur.
Časté chyby začínajících podnikatelek
- Míchání soukromých a podnikatelských peněz. Samostatný účet pro podnikání ušetří hodiny dohledávání.
- Ztracené doklady. Účtenky foťte nebo skenujte hned, tepelný papír časem vybledne.
- Zapomenuté zálohy na pojistné a jejich nová výše po podání přehledů.
- Nesledovaný obrat. Překročení zákonných hranic má dopad na daň z přidané hodnoty i na povinnost vést účetnictví.
- Žádná rezerva na daně. Část každé přijaté platby si odkládejte stranou.
- Spoléhání na staré informace. Limity a sazby se mění, co platilo kamarádce před lety, už platit nemusí.
- Účetní až na poslední chvíli. Týden před termínem přiznání se už nedá nic optimalizovat.
S odkládáním peněz stranou pomohou stejné návyky jako v domácnosti, viz tři věci, kterými denně ušetříte a financování běžného života. Pokud podnikání teprve zvažujete, může se hodit i srovnání se zaměstnáním v článcích netradiční zaměstnanecké benefity a rozdíly ve výdělcích žen a mužů.
Kde ověřit aktuální pravidla
Spolehlivým zdrojem je platné znění zákona o účetnictví a zákona o daních z příjmů, informace finanční správy, správy sociálního zabezpečení a vaší zdravotní pojišťovny. U článků na internetu si vždy ověřte, k jakému roku se vztahují. Nejjistější cestou je krátká placená konzultace na začátku podnikání, která předejde chybám, jejichž náprava bývá mnohem dražší. Termíny a papírování dokážou potrápit i psychiku, jak si udržet nadhled, radí text jak zvládat stres bez kofeinu.
Časté otázky
Je vedení účetnictví povinné pro všechny podnikatele?
Není. Povinné je pro právnické osoby, podnikatele zapsané v obchodním rejstříku a ty, kdo překročí zákonem stanovený obrat. Ostatní mohou využít jednodušší evidenci.
Jaký je rozdíl mezi účetnictvím a daňovou evidencí?
Daňová evidence sleduje skutečně přijaté příjmy a zaplacené výdaje. Účetnictví zachycuje i pohledávky, závazky a majetek podle podrobných pravidel zákona o účetnictví.
Jaký je limit obratu pro povinné účetnictví?
Hranici stanoví zákon o účetnictví a může se měnit. Aktuální výši si ověřte v platném znění zákona nebo u účetní.
Je paušální daň totéž co paušální výdaje?
Ne. Paušální výdaje jsou způsob výpočtu výdajů v daňovém přiznání. Paušální daň je jedna měsíční platba, která nahrazuje daň i pojistné a přiznání se při ní nepodává.
Mohu vést účetnictví dobrovolně?
Ano, zákon to umožňuje. Počítejte ale s vyšší administrativou a s tím, že se k jednodušší evidenci nelze vrátit kdykoli.
Musím mít účetní, když jsem živnostnice?
Nemusíte, daňovou evidenci si můžete vést sama. Odborná kontrola se ale vyplatí aspoň na začátku a před podáním přiznání.
Kdo odpovídá za chybu v účetnictví?
Vůči úřadům odpovídá podnikatelka. Náhradu škody může požadovat po účetní nebo poradci, proto je důležitá smlouva a jejich pojištění.
Jak dlouho uchovávat doklady?
Lhůty stanoví právní předpisy a liší se podle typu dokladu. Zeptejte se účetní, které dokumenty je nutné archivovat nejdéle.
